Schriftliche Kleine Anfrage: KoPers - Ein Projekt nach Murphy?

Das Projekt einer neuen Personalmanagement-Software für die Länder Hamburg und Schleswig-Holstein wäre nach dem ursprünglichen Zeitplan seit zwei Jahren im Einsatz.

Mehrfach sind Termine verschoben worden. Laut der Drs. 20/7671 zum Beispiel die Phase 1 von Januar 2013 auf den 1.10.2013 und die Phase 2 von April 2013 auf den 1.1.2014.

Das Projekt einer neuen Personalmanagement-Software für die Länder Hamburg und Schleswig-Holstein wäre nach dem ursprünglichen Zeitplan seit zwei Jahren im Einsatz.

Mehrfach sind Termine verschoben worden. Laut der Drs. 20/7671 zum Beispiel die Phase 1 von Januar 2013 auf den 1.10.2013 und die Phase 2 von April 2013 auf den 1.1.2014.

Ich frage den Senat:

1. Welche projektbegleitenden und projektsteuernden Gremien sind für das Projekt KoPers eingerichtet worden? Bitte mit Datum der jeweils ersten Sitzung aufführen.

Projektsteuernde Gremien KoPers:

• Steuerungsgruppe KoPers (1. Sitzung am 28. August 2009)
• Lenkungsgruppe KoPers (1. Sitzung 2. Februar 2009)
• Projektmanagementausschuss KoPers (1. Sitzung am 5. Mai 2010)
• Projektmanagementausschuss FHH (1. Sitzung am 8. September 2009)

Projektbegleitende Gremien KoPers:

• Lenkungsgruppe ePers (1. Sitzung am 1. Juli 2009)
• Gesamtprojektleitungs-Jour-fixe, ehemals Kernteam (1. Sitzung am 22. Januar 2010)
• Prozessgremium (18. November 2011), Prozessteam (15. Dezember 2011), Organisatorengremium (9. Oktober 2014), jeweils mit Vertretungen aller Behörden

2. Welche Institutionen, Behörden und sonstigen Gremien sind in den unter 1. aufgeführten Gremien vertreten? Bitte nach Gremien aufschlüsseln.

Projektsteuernde Gremien KoPers:
Mitglieder der Steuerungsgruppe KoPers:

• Chef der Senatskanzlei Freie und Hansestadt Hamburg
• Chef der Staatskanzlei des Landes Schleswig-Holstein
• Staatssekretär Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein
• Staatsrat Finanzbehörde Freie und Hansestadt Hamburg
• Staatskanzlei des Landes Schleswig-Holstein
• Leitung Personalamt Freie und Hansestadt Hamburg
• Ein weiterer Behörden-/Ministeriumsvertreter pro Land (für die Freie und Hansestadt Hamburg: Justizbehörde)
• Projektleitungen der Länder (ohne Stimmrecht)

Mitglieder der Lenkungsgruppe KoPers:
Hamburg:

• Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg (bis 4. April 2012)
• Leitung Personalamt
• Geschäftsführer des Zentrums für Personaldienste (ZPD)
• Chief Information Officer (CIO) der Finanzbehörde
• Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
• Gewerkschaftsvertreter dbb und DGB
• Gesamtprojektleitungen der Länder

Schleswig-Holstein:

• Staatskanzlei
• Landesrechnungshof
• Leitung der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände (VAK)
• Leitung des Finanzverwaltungsamtes
• Finanzministerium
• Vertretung Kommunale Landesverbände
• Datenschutzbeauftragter
• Gewerkschaftsvertreter (dbb)

Dataport:

• Dataport: Vorstandsvorsitzender Vorstand Lösungen

Mitglieder des Projektmanagementausschusses KoPers:

• Alternierende Vorsitzende (Freie und Hansestadt Hamburg: Leitung Personalamt; Schleswig-Holstein: derzeit CIO)
• CIO der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg, Vertreter des Finanzministeriums des Landes Schleswig-Holstein
• Leitungen des ZPD und des Finanzverwaltungsamtes Schleswig-Holstein
• Dataport: Vorstandsvorsitzender; IT-Gesamtprojektleitung
• Gesamtprojektleitungen der Länder
• P&I: Vorstandsvorsitzender ( Chief Executive Officer); Projektleitungen der Länder Mitglieder

Gesamtprojektleitungs-Jour-fixe:

• Gesamtprojektleitung Freie und Hansestadt Hamburg
• Gesamtprojektleitung Schleswig-Holstein
• Gesamtprojektleitung Dataport
• Gesamtprojektleitung P&I
• Projektmanagementbüro Freie und Hansestadt Hamburg, Schleswig-Holstein, Dataport und P&I

Mitglieder des Projektmanagementausschuss FHH:

• Leitung Personalamt
• Finanzbehörde CIO
• Leitung des ZPD
• Gesamtprojektleitung der Freien und Hansestadt Hamburg
• Dataport: Vorstandsvorsitzender; IT-Gesamtprojektleitung
• P&I: Vorstandsvorsitzender (Chief Executive Officer); Projektleitung für die Freie und Hansestadt Hamburg
• Vertreter des Kooperationspartnerlandes als Gäste

Projektbegleitende Gremien KoPers:

Mitglieder Lenkungsgruppe ePers:

• Chef der Senatskanzlei
• Staatsrat der Finanzbehörde
• Direktor des Rechnungshofes
• Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
• Finanzbehörde CIO
• Bezirksamt Hamburg-Nord
• Vertreter des dbb
• Vertreter des DGB
• Leitung Personalamt
• Geschäftsführung ZPD

Jeweils Leitungen der Ämter für Verwaltung bzw. Zentrale Dienste:

• Behörde für Justiz und Gleichstellung
• Behörde für Schule und Berufsbildung
• Behörde für Wissenschaft und Forschung
• Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration
• Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz
• Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt
• Behörde für Wirtschaft, Verkehr und Innovation
• Behörde für Inneres und Sport
• Finanzbehörde

3. Sind die Verträge beziehungsweise der Vertrag mit dem beauftragten Softwarehaus P&I Personal & Informatik AG öffentlich zugänglich?

Nein.

Wenn ja: Wo sind diese Verträge einsehbar?

Wenn nein: Auf welche einschränkenden Regelungen des Hamburgischen Transparenzgesetzes bezieht sich die Weigerung zur Veröffentlichung?

Der Vertrag ist zwischen der Personal & Informatik AG und Dataport im Auftrag der Kooperationspartner geschlossen worden.

Für Dataport gilt das Hamburgische Transparenzgesetz (HmbTG) nicht. Der Unternehmenssitz von Dataport ist Schleswig-Holstein, deshalb gilt für Dataport Landesrecht Schleswig-Holstein. Danach sind die P&I-Verträge nicht veröffentlichungspflichtig.

4. In der Drs. 20/14329 wird eine Überplanung des Projektes im Februar 2015 angekündigt. Welche Rahmendaten der Projektplanung wurden hierbei geändert und wie sahen jeweils die ursprünglichen Plandaten aus? Bitte nach Planungsposition, ursprünglicher Planung und Neuplanung aufführen.

Der der Steuerungsgruppe vorgelegte Zeitplan sieht eine stufenweise Einführung von KoPers für die Aktiven beginnend mit einer ersten Stufe zum Jahreswechsel 2015/2016 vor. In der Sitzung der Lenkungsgruppe ePers im Februar 2015 wurden Eckpunkte und Prüffragen für die Planung beschlossen, die Ende April 2015 zur Entscheidung gebracht werden sollen.

5. Laut der Drs. 20/14329 ist der Funktionsumfang „Passive“ des Projektes im September 2014 für Hamburg eingeführt worden. Laut Drs. 20/14535 befindet sich dieser Projektteil nach vier Monaten immer noch in einer Konsolidierungsphase.

Wie lange ist die Konsolidierungsphase geplant gewesen?

Wann ist mit dem Ende der Konsolidierungsphase nach den heutigen Projektergebnissen zu rechnen?

Das Ende der Konsolidierungsphase war ursprünglich geplant für Ende 2014. Auf Grundlage der aktuellen Betriebssituation wird das Ende der Konsolidierungsphase zum 30. Juni 2015 angestrebt.

6. Laut Pressemeldung des Softwareerstellers P&I Personal & Informatik AG wurden bereits im Februar 2014 für 190 Kommunen Schleswig-Holsteins 60.000 Personalfälle für Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Besoldung und Versorgung erfolgreich abgerechnet.

Welche Gründe gibt es dafür, dass ein adäquater Projektstand für das Land Hamburg bisher nicht erreicht wurde?

Die Einführungsprojekte im Land Hamburg und bei den schleswig-holsteinischen Kommunen unterscheiden sich in wesentlichen Punkten. Für die Anforderungen der Kommunen ist der Reifegrad der Software aufgrund der bundesweiten Nutzung bereits fortgeschritten. Für die Länder mit ihren komplexen Anforderungen an ein integriertes Personalmanagementsystem wird eine teilweise Neuentwicklung betrieben. Zudem sind die Zusatzversorgungsempfänger in Hamburg zu berücksichtigen.

7. Welche Auswirkungen auf das Personalbudget der Freien und Hansestadt Hamburg im Bereich des Personalwesens wurden sich zu Beginn des Projekts durch die Einführung von KoPers versprochen?

8. Bestehen diese Erwartungen nach wie vor?

Wenn nein: Wie sehen die Erwartungen nunmehr aus?

Die zuständige Behörde geht unverändert von einer möglichen Einsparung im Personalbudget
aus.

9. Welche Behörden, Institutionen oder Unternehmen werden KoPers zukünftig nutzen?

Alle Behörden und Einrichtungen der Freien und Hansestadt Hamburg sollen zukünftig das neue Verfahren KoPers nutzen. Allen sonstigen PAISY-Kunden des ZPD wird ein Migrationsangebot auf KoPers unterbreitet.

10. Haben sich seit dem Projektstart an der Gruppe der zukünftigen Nutzer und Nutzerinnen Änderungen ergeben?

Wenn ja: welcher Art sind diese Änderungen?

Ja. Die Hansestadt Lübeck ist dem Kommunalprojekt Schleswig-Holstein beigetreten.

11. In der Regel haben Projekte dieser Größenordnung Abhängigkeiten beziehungsweise verursachen Abhängigkeiten. Von der Einführung von KoPers ist laut Transparenzportal der Freien und Hansestadt Hamburg die Regelung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement BEM
abhängig.

Gibt es weitere Abhängigkeiten und wie werden diese seitens der Freien und Hansestadt Hamburg bewertet?

Es gibt weitere Abhängigkeiten, insbesondere zu allen Schnittstellenverfahren (unter anderem die Finanz- und Buchungsschnittstellen sowie die elektronischen Meldeverfahren zur Steuer und Sozialversicherung et cetera). Diese Abhängigkeiten werden im Rahmen der Projektplanung und -durchführung individuell bewertet und berücksichtigt.

12. Im Gutachten zum Projekt KoPers wird auf Seite 16 eine Aufstellung der Programmfunktionalitäten mit deren Fertigstellungsgrad dargestellt. Wie stellen sich die dort aufgeführten Fertigstellungsstände heute dar? Bitte gemäß der Gutachtenaufteilung darstellen.

Es haben sich Veränderungen bei den Funktionen für Versorgungs- und Zusatzversorgungsempfänger (Passive) ergeben. Die Funktionen für diese Gruppe sind im Wesentlichen fertiggestellt und befinden sich seit September 2014 in der betrieblichen Nutzung. Im Rahmen der Konsolidierung erfolgen systematische Optimierungen und Fehlerkorrekturen.

Da die Projektarbeit auf die Einführung Passive fokussiert wurde, hat es eine Neubewertung des Fertigstellungsgrades für alle anderen Funktionen seit Mitte 2013 nicht gegeben.

13. Welche Konsequenzen hat die Freie und Hansestadt Hamburg aus dem Gutachten der Firma CSC zum Projekt KoPers für die Projektsteuerung und -gestaltung von IT-Projekten der Freien und Hansestadt Hamburg generell gezogen?

Derzeit wird ein verbindlicher Prozessstandard für die Projektsteuerung und -gestaltung von IT-Projekten entwickelt, der das Ziel einer kostenstabilen Durchführung von IT-Projekten hat.

14. Welche Empfehlungen aus dem Gutachten zum Projekt KoPers wurden für das weitere Projektvorgehen nicht umgesetzt?

Siehe Drs. 20/14329.

15. KoPers soll neben dem Zentralen Stellenplan-Verfahren (ZSV) unter anderem auch die Stellenbewirtschaftungssoftware HIS SVA-GX ablösen, die sowohl in den Hochschulen Hamburgs als auch Schleswig-Holsteins eingesetzt wird.

Ist es richtig, dass sich die Hochschulen Schleswig-Holsteins für die Beibehaltung von HIS SVA und damit gegen KoPers entschieden haben?

Nein. Nach Kenntnis der zuständigen Behörde ist der im Übrigen nicht in seine Zuständigkeit fallende Entscheidungsprozess insgesamt noch nicht abgeschlossen.

16. Welchen Weg verfolgt das Land Hamburg für seine Hochschulen? Wird sich die Freie und Hansestadt Hamburg einem Ausstieg der schleswigholsteinischen Hochschulen aus der Ablösung von HIS SVA durch KoPers anschließen?

Für die Hamburger Hochschulen wurde in Zusammenarbeit des Projekt ePers und der Behörde für Wissenschaft und Forschung (BWF) die Ablösung der Stellenbewirtschaftungssoftware HIS SVA-GX durch KoPers im Jahr 2014 konzeptionell erarbeitet und vereinbart.

17. Womit erklärt der Senat, dass es seitens des Projektpartners Schleswig-Holstein mehr Transparenz bezüglich des Projektstandes gibt als seitens der Freien und Hansestadt Hamburg?

Die zuständige Behörde teilt die Auffassung des Fragestellers nicht.

18. Geht der Senat davon aus, dass das Projekt, wenn schon nicht „in time“, so doch zumindest „in budget“ erfolgreich beendet wird?

Die zuständige Behörde wird sich mit einer Aktualisierung der Projektplanung erst
nach Behandlung in den Projektgremien befassen (siehe Antwort zu Frage 4.).